Nehmen wir einmal an, Sie stellen einem TV-Sender ein neues Konzept vor. Dieser findet es gut, verlangt aber ein paar Änderungen. Nachdem Sie die Änderungen umgesetzt haben, benutzt der Sender einfach Ihr Konzept und behauptet, Sie seien gar nicht mehr der alleinige Urheber. Klingt fiktiv? Das ist es nicht.
Stellen Sie sich einmal vor, Sie verhandeln mit einem Investor. Die Gespräche laufen gut, der Investor macht Ihnen ein gutes Angebot. Hinterher will niemand mehr etwas von einem Angebot wissen und Sie haben den Eindruck, dass es dem Investor nur um Ihre vertraulichen Geschäftsunterlagen ging.
Ob im Geschäftsleben, in den Medien oder in der Forschung - Gespräche sind der Kern unserer Kommunikation. Wenn Gespräche schriftlich verlaufen, können wir zwar den Gesprächsverlauf hinterher gut dokumentieren, doch die Kommunikation verläuft u.U. schleppend. Vor allem Vertrauen ist auf diesem Wege nur schwer zu erreichen.
Am Anfang und in komplexen Angelegenheiten ist das persönliche (mündliche) Gespräch stets eine gute Option, um voran zu kommen.
So vorteilhaft mündliche Gespräche sind, einen Nachteil haben sie: Sie lassen sich nicht beweisen.
In den meisten Fällen fällt das nicht ins Gewicht. Wenn sich die Gesprächspartner kennen oder sich gegenseitig als vertrauenswürdig einstufen, geht man davon aus, dass das gesprochene Wort Gültigkeit hat.
Geraten die Parteien jedoch in Streit, zeigen sich die Tücken. Vor Gericht gilt:
"Man muss nicht nur Recht haben, sondern es auch beweisen können."
Eine mündliche Zusage, die vielleicht sogar einige Monate zurück liegt, können Sie in der Regel unmöglich beweisen. Und in einem Verfahren können Sie die Aussage nicht einmal bezeugen, denn Sie sind Kläger und damit automatisch nicht als Zeuge zugelassen.
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass alles gut geht. Erfahrene Geschäftsleute dokumentieren die wichtigsten Fakten eines Gesprächs in einem Gesprächsprotokoll, am besten macht das die Sekretärin noch während des Gesprächs.
Dieses Protokoll lassen Sie durch Ihren Gesprächspartner abzeichnen.
Begründen können Sie die Notwendigkeit eines Gesprächsprotokoll mit dem Ausräumen von Mißverständnissen. Im Gespräch kann man leicht aneinander vorbeireden, Antworten ausweichen oder Dinge falsch verstehen. In geschriebener Form wird es kürzer und konkreter, Mißverständnisse fallen so auf und können sofort ausgeräumt werden.
Ihr Vorteil ist zusätzlich die Sicherheit in Bezug auf die getroffenen Aussagen.
Durch Gesprächsprotokolle hätten Sie der o.g. TV-Firma z.B. nachweisen können, welche Änderungsvorschläge im Gespräch geäußert wurden und welche Änderungen Sie konkret eingebaut haben. Stellt sich heraus, dass die eingebauten Änderungen Ihre Kreationen sind, lässt sich die Position des TV-Senders kaum noch halten.
Gesprächsprotokolle sind sinnvoll und es lohnt sich, diese manipulationsfrei zu archivieren.
Hat der Inhalt eines Gesprächsprotokolls einen nachteiligen Inhalt, ist der Benachteiligte versucht, das Protokoll hinterher zu ändern. Da Protokollerstellung und -lagerung durch Sie selbst erfolgen, ist die Möglichkeit für eine solche Manipulation gegeben. Eine (staatliche) Kontrolle gibt es nicht. Sie müssen daher damit rechnen, dass die Aussagekraft des Gesprächsprotokolls im Ernstfall durch die Gegenseite herabgesetzt wird bzw. diese es versucht.
Zusätzliche Sicherheit schaffen Sie hier durch eine nachweisbar manipulationsfreie Archivierung. Für diesen Zweck empfiehlt sich die Hinterlegung bei einem Notar.
Der Notar erstellt zu der Hinterlegung Ihres Gesprächsprotokolls eine notarielle Urkunde. Diese Urkunde ist Bestandteil der notariellen Urkundenrolle, welche staatlicher Aufsicht unterliegt.
Manipulationen an notariellen Urkunden sind nach üblicher Auffassung ausgeschlossen. Es gelten dieselben Standards wie für notariell abgefasste Testamente, notarielle Grundstücksverträge, notarielle Firmenverträge, etc.
Durch die zeitnahe notarielle Hinterlegung des Gesprächsprotokolls entgehen Sie dem Argument der Manipulierbarkeit und können das gesamte Beweisgewicht des Protokolls für sich nutzen.
Die gängige Vorstellung von einer notariellen Hinterlegung umfasst wochenlange Terminierung, zeitraubende Sitzungen beim Notar und erhebliche Kosten. Diese Vorstellung ist nicht mehr länger korrekt.
Bereits seit 2006 gibt es einen Anbieter, die notarielle Hinterlegung für Sie maximal vereinfacht und auch noch die Kosten reduziert. Dieser Online-Service heißt PriorMart.com.
PriorMart ist ein Dienstleister, der zwischen Ihnen und dem Notar agiert und Ihnen dadurch Aufwand abnimmt. Sie laden Ihr Gesprächsprotokoll als Datei durch eine verschlüsselte Verbindung hoch - alles weitere erledigt PriorMart für Sie.
PriorMart
Sie haben auch die Möglichkeit, auf den Versand der Priorität (vorerst) zu verzichten, Sie können dieses Dokument nämlich zu jedem beliebigen Zeitpunkt anfordern. Die Kosten sinken dann auf 29,90 EUR.
Im Gesprächsprotokoll wurden Zusagen im Wert von 1.000en Euros fixiert?
Dann sparen Sie nicht an €29,90!
Die schwächere Alternative zum Gesprächsprotokoll heisst Gedächnisprotokoll.
Lesen Sie mehr über die richtige Anwendung von Gedächnisprotokollen.
Eine notarielle Hinterlegung kann nicht rückwirkend geändert werden. Spätere Änderungen erfordern jeweils neue Hinterlegungen. PriorMart hält für Sie Rabatt-Angebote bereit, mit denen fortlaufende notarielle Hinterlegungen zu günstigen Preisen möglich sind.
Eine notarielle Hinterlegung ersetzt auch nicht die anwaltliche Beratung im Einzelfall. Sie kann Ihnen als Basisschutz dienen und Ihr Risiko im Vorfeld mindern. Sobald jedoch ein Fall auftritt und rechtliche Schritte unternommen werden müssen, empfehlen wir Ihnen die Konsultation eines im Wettbewerbsrecht bewanderten Anwalts. Es gibt viele Kniffe und Sonderfälle, deren Kenntnis für Ihren Fall wichtig sein kann. Und schon früh werden die Weichen gesetzt, nach denen Ihr Fall auf die Erfolgs- oder Verliererspur geführt wird. Übrigens ist die anwaltliche Beratung günstiger als Sie denken. Fragen Sie einfach, das kostet Sie gar nichts.
